Egal ob Frankfurt, Leipzig oder Wien – Buchmessen sind besondere und einzigartige Orte, wo Verlage, Autor:innen, Journalist:innen und Leser:innen aufeinandertreffen, in Kontakt kommen und über ihr liebstes Thema reden: Bücher!
Die Organisation vor und während einer Messe ist leider nicht ganz so romantisch, sondern läuft eher pragmatisch-strukturiert ab. Aber was gehört denn im Detail alles vorbereitet?
Vor der Messe ist nach der Messe – zumindest fast: Wenige Monate nach der letzten Messe läuft meistens schon die Anmeldung für das kommende Jahr an. Nach diesem ersten (und wichtigsten) Schritt geht es dann auch schon weiter: Welche Art von Stand möchte man buchen? Wie groß soll er sein? Möchte man einen Stand für sich alleine oder Teil eines Gemeinschaftsstandes sein? Hätte man gerne Extras wie Möbel oder Licht oder gar einen eigens gestalteten Stand?
Sobald man sich für den gewünschten Standtyp entschieden hat, ist es mit der Gestaltung allerdings noch nicht vorbei: Gibt es Platz für Banner, Plakate, die den Verlag und die Autor:innen in Szene setzen sollen? Wenn ja, was soll auf diese Plakate, welche Maße und Vorgaben gibt es dafür und wer gestaltet sie? Wieviele Regale beinhaltet der gebuchte Stand, wieviele Bücher können also ausgestellt werden?
Wenn diese Punkte beschlossen sind, hat das Organisationsteam erst einmal ein paar Wochen Ruhe. In der Zwischenzeit wird meistens die Presse-Abteilung aktiv: Welche Autor:innen werden für Lesungen auf der und rund um die Messe vorgeschlagen? Welche Journalist:innen und Pressemenschen sind vor Ort, mit denen man sich gerne persönlich treffen würde? Generell sind Messen ein Hotspot, um Vertreter:innen von Druckereien, Setzereien, Auslieferungen oder Grafikagenturen zu treffen oder neue Kontakte zu knüpfen.
Einige Wochen vor der Messe geht es dann meist Schlag auf Schlag: Wieviele Aussteller:innenausweise benötigt der Verlag (das heißt, wieviele Mitarbeitende des Verlages sind vor Ort), benötigt jemand Presseausweise? Wie reisen die Mitarbeitenden an: Zug, Flugzeug, Auto? Wenn letzteres, dann benötigt man zumeist auch einen Parkschein, sofern man direkt bei der Messe parken möchte.
Wie kommen die Bücher, die man ausstellen möchte, zur Messe? Transportiert man sie selbst oder beauftragt man eine Spedition?
Welche Bücher möchte man überhaupt ausstellen? Was muss sonst noch eingepackt werden? Von Kartenlesegerät, Klebeband, Visitenkarten, Kaffeemaschine und Snacks (besonders wichtig!) muss an viel Naheliegendes – und manchmal auch weniger Naheliegendes – gedacht werden.
Und dann geht es auch schon vor Ort weiter: Der Stand wird aufgebaut, die Regale befüllt, die Plakate aufgehängt. Oft gibt es während den Buchmessen auch noch Veranstaltungen, die man als Verlag besuchen kann: in unserem Fall sind das jedenfalls die Preisverleihung des Deutschen Buchpreises am Montag der Messe-Woche in Frankfurt oder der Österreich-Empfang, der zu Beginn der Frankfurter Buchmesse jährlich vom Hauptverband des Österreichischen Buchhandels ausgerichtet wird. Und dann, wenn die Messe endlich ihre Pforten öffnet, heißt es nur mehr: Bücher, Bücher, Bücher!
